时间管理/你缺一份高效的工作计划

职场中,有些人工作井然有序,有些人却丢三落四;有些人感觉天天都在忙碌,却没有任何成果;有些人感觉有许多事要做,却不知道从哪里开始……这些情况也许一直困扰着你,究其原因就是没有一个高效的工作计划。
计划侧重于未来,是对将来一个时间段的活动、工作等事项进行初步安排,计划在实施的过程中,可以根据实际情况进行调整。例如“时间管理”就是对我们日常的工作、生活、学习等活动的发生进行规划,按照对个人影响的轻重缓急程度予以策划顺序,合适地给予时间匹配量。时间管理得好的人,通常都是计划性强、原则性强、讲究诚信的人。
计划的分类
(1)按照内容分
这是最常见的分类方式,一般有工作计划、活动计划、项目计划、学习计划等。多数计划都是对生活、工作、学习等活动的展开,简单地说,计划就是未来准备要开展哪些事情,提前让自己心里有数。
(2)按照时间分
5~10年的是战略计划,3~5年的是长期计划,1~2年的是短期计划,1年以内的都是日常工作计划。社会瞬息万变,计划越长越难制订,我们工作中经常做的计划都是1~2年度短期计划。这个时间段正好是公司的把控能力,面对危机变化时,可以随机应变对计划进行调整。
(3)按照范围分
按照组织架构范围区分的计划有集团计划、部门计划、班组计划、岗位计划等;按照地域范围来分有全球计划、地区计划、片区计划等。我们可以根据实际情况,在计划时选择合适的分类方式。

计划的分类
为何要作计划
“凡事预则立,不预则废”。每项工作制订一份行之有效的工作计划可以提高效率,让一切行动按照预计的方向行进,这是工作富有成效的最好办法。一位优秀的管理者必须有前瞻性思维和习惯,并且把这种习惯渗透传播到周围下属,形成一种管理风格。
当这种风格与企业管理目标一致时,就能取得最大的效益。大部分的计划,都是对未来时间的管理安排,时间管理得好,活动就更有序进行,工作的质量效率有更有保障。

为什么要做计划
计划如何做
“梦里想法千条万条,醒来还是老路一条”,这句老话说明除了缺乏行动力外,同时也可能是因为工作计划编写得可执行性不强。对计划编写的过程要求,我们可以按下面四方面来进行
(1)中心明确,以终为始
了解计划要达成的目的。目的越清楚,做计划的准备、步骤、内容就会更充分。日常工作中至少有以下五种情形需要做计划:①新的专项活动开展需要做计划,②例行工作继续开展需要做计划,③前期工作不到位进行改善继续要做计划,④为了实现目标需要做计划,⑤为了改善问题需要做计划等。
好的思维框架总是具备通用性,做计划时,建议大家灵活运用PDCA这个工具。在PDCA中,计划被放在第一位,它是我们工作过程执行、检查、持续改进等管理活动的基本要素。

作计划工具:PDCA循环
(2)思路清晰,逐层展开
对达成计划目标和过程进行分述、落实活动过程的5W1H、逐步细化落实细节、推敲要重点、抽丝剥茧,逐步对整个活动的各阶段进行展开。过程的思路要体现计划的可行性步骤,激发下属配合的兴趣。

作计划工具:5W1H
(3)归类分组,充分全面
计划的活动内容充分全面,对各阶段活动过程的逻辑分类描述一致,同时对活动过程的风险识别到位。可以让计划内容的完整性及行动风险预防性都得到充分体现。
(4)立体可现,价值统一
计划初步完成后,最后要进行润色补充,同时归纳总结计划的价值与意义。可以对计划内容进行图表、案例和数据的引用,提高计划的可读性和被接纳度。

计划图表化
计划模板
工作中,我们不是在执行自己的计划,就是在执行别人的计划。随着职位的提升,执行主动性计划的要求就更多,怎样做出一份有份量、有说服力的计划呢?下面重点分享计划框架模板,希望对大家能起到举一反三作用。
(1)日常工作计划
工作计划是对未来一定阶段内工作的安排,它的作用在于指导阶段性工作行为,是对未来活动设定阶段性目标。

工作计划的步骤
(2)工作计划与总结整合
实际上,在日常工作中编写总结与计划时,两者是结合在一起来完成的。当两者结合在一起时,就是我们常说的工作报告,如年度报告、季度报告、月工作报告、周工作报告等。
(一)工作报告的描述基本可以从五大方面展开描述:
(1)目标达成
(2)阶段工作总结
(3)工作亮点与不足检讨
(4)下一阶段工作规划
(5)改进的建议
(二)重点分四个阶段进行说明:
(1)先报告结果,以节省时间。没有目标的部门岗位,要学会给自己的部门、岗位设定目标。
(2)要讲述过去发生的功劳、苦劳,记得抓重点写,不要记成流水账。
(3)学会推功揽过,肯定领导的支持让自己取得了成果,指出过程中还有不足,将在下一阶段改进。
(4)将未来工作规划安排,此部分需要细节活动,避免形式化,可以从空间、时间、活动、成本的角 度,按重点进行描述。
(5)提出对公司和其他部门的管理建议。建议内容尽量具体化、数据化,避免含沙射影地指责以及空洞教训式的建议。

工作报告撰写模板
“成功者找方法,失败者找借口”,工作计划让我们方向更明确,思路更清晰,享受工作的乐趣,实现自己的人生价值。

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